Quante volte in azienda si sente parlare di efficienza, ore macchina, ore presidiate e non, ore di progettazione ecc. ecc.? Con l’avvento del 4.0 e il rilevamento automatico delle ore di lavorazione delle macchine utensili qualcuno ha pensato che il problema fosse risolto ma in realtà non è affatto così.

L’automazione, i software, l’interconnessione aiutano l’uomo a gestire i processi in modo migliore, più organizzato ed efficiente ma a monte di ciò, l’uomo sa gestire il proprio tempo? E’ un po’ come dire che ho comprato una bellissima auto sportiva ma guido sempre pochissimo e ho poca esperienza: non ho le capacità per godermi le prestazioni della macchina.

Non dobbiamo mai dimenticare che la gestione del tempo deve partire dalla singola persona che deve sapersi organizzare in modo da sfruttare al meglio il tempo a disposizione. Ci sono delle tecniche che ci aiutano ad essere più efficienti nella gestione del tempo.

Una corretta gestione del tempo ci consentirà di aumentare le nostre capacità decisionali, ottenere di più sforzandoci di meno e non da ultimo avere più tempo libero a disposizione.

Dobbiamo essere in grado di suddividere i nostri compiti in modo da poterli svolgere nel modo corretto. Dobbiamo raggruppare quello che dobbiamo fare in categorie definite in base all’importanza e all’urgenza del compito da svolgere:

1. Compiti urgenti e importanti

2. Compiti importanti ma non urgenti

3. Compiti urgenti ma non importanti

4. Compiti non urgenti e non importanti

Un primo approccio potrebbe essere quello che si basa sul teorema di Pareto secondo cui l’80% delle attività possono essere svolte nel 20% del tempo. Il restante 20% di attività richiederà l’80% disponibile.

Questo metodo ci permette di svolgere il maggior numero di attività nel più breve tempo possibile: massima resa nel minor tempo possibile. Altrettanto non ci orienta a dedicare il nostro tempo a quelle attività che realmente richiedono la nostra massima attenzione e che sono fondamentali per il raggiungimento dei nostri obiettivi.

Un metodo più efficace è quello che si basa sulla cosiddetta Matrice di Eisenhower.

             

Il COVID 19 ha cambiato le nostre abitudini obbligandoci al distanziamento sociale e spingendoci ad utilizzare tecnologie già esistenti ma che per pigrizia e avversione alle novità non eravamo soliti usare.

Se fino a qualche mese fa, le conference call, lo smart working e la formazione a distanza erano strumenti conosciuti e utilizzati tipicamente dalle grandi aziende ora sono noti a tutti noi. Cosa possiamo trarre da questa esperienza? Sicuramente che potersi incontrare con le persone ci permette di vivere meglio le sensazioni e la comunicazione non verbale degli incontri. Essere tutti attorno ad un tavolo permette indubbiamente di vivere delle emozioni e sensazioni differenti da quelle che si vivono dietro ad uno schermo. Le nuove opportunità sicuramente non cancelleranno gli incontri “fisici” ma in alcuni casi abbiamo imparato ad apprezzarle in modo significativo per i vantaggi che derivano dal loro utilizzo. Proviamo a valutare gli effetti della formazione a distanza sul nostro tempo in azienda. Quando pensiamo alla formazione pensiamo ad un’aula o una sala attrezzata in cui c’è una persona che parla e altri che ascoltano ed interagiscono se hanno domande o se vengono coinvolti dal docente. Questa attività, se non riguarda aspetti comportamentali od emozionali, può essere svolta in modo più efficace online. I partecipanti possono fruire della formazione attraverso le lezioni in diretta del docente che non solo spiega ma può proporre esercitazioni in diretta che possono essere valutate in tempo reale oppure essere condivise nel loro svolgimento con gli atri partecipanti. Nello specifico della formazione per l’utilizzo dei software i vantaggi sono evidenti. Ciascun partecipante ha davanti a sé l’interfaccia del software, lo usa direttamente e gli altri partecipanti vedono cosa sta facendo. Ciascuno può interagire, testare e verificare il suo livello di preparazione. Il docente può condividere esercitazioni e mostrare dettagli che in aula non sarebbero così chiari. Ma c’è un altro grande vantaggio che spesso non viene preso in considerazione: il tempo. Gestire una lezione online significa ottimizzare i tempi, eliminare le cose inutili e fare attività che tengano alta l’attenzione dei partecipanti. Tutto diventa più efficace se i tempi sono gestiti correttamente, in un tempo minore si possono fare più cose e più approfonditamente.  Non da ultimo, non dobbiamo sacrificare troppo tempo alle altre nostre attività perché siamo già al nostro posto alla fine della lezione.

Durante il lockdown molte realtà hanno scoperto che utilizzando questa formula si hanno grandi benefici e i partecipanti al corso sono normalmente soddisfatti perché è tutto più interattivo e immediato.

La formazione a distanza tra i molti vantaggi che offre dà la possibilità alle aziende anche di risparmiare sui costi di trasferta del docente e nel caso di corsi aperti anche ad altre aziende, offre la possibilità di scambio di esperienze permettendo una ulteriore crescita dei partecipanti. Una soluzione comoda, pratica, efficace ed efficiente che Vero Project ha implementato e sta utilizzando con successo in molte realtà.